Archyvo valdymo sprendimas – tai Jūsų išlaidų optimizavimas archyvo valdymui. Archyvo valdymo sprendimas apima visą kompleksą paslaugų, kuris sumažina Jūsų išlaidas ir naštą archyvo ir dokumentų valdymui. Archyvo valdymas atitiks tarptautinius ir LR teisės aktus (duomenų apsaugos įstatymus, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles). Informacija bus valdoma efektyviai ir inovatyviai.
Atvyksime ir perimsime Jūsų archyvo dokumentus, transportuosime į mūsų konfidencialią ir licencijuotą dokumentų saugyklą. Dokumentus apskaitysime, sutvarkysime trumpo ir ilgo saugojimo dokumentus pagal LR norminius teisės aktus, sudarysime sąrašus ir patalpinsime į Elektroninio archyvo valdymo sistemą. Pasibaigus dokumentų gyvavimo ciklui, sudarysime dokumentų naikinimo aktus ir teiksime Jums tvirtinimui. Patvirtinus dokumentų naikinimo aktą, dokumentus neatpažįstamai sunaikinsime tarptautinius standartus atitinkančia dokumentų naikinimo technologija, taip apsaugodami ir Jūsų darbuotojų asmens duomenis ir komercines paslaptis.
Pageidaujant, einamiems biuro dokumentams pastatysime dokumentų naikinimo konteinerius. Taip apsaugosite konfidencialios informacijos plitimą įmonės viduje.
Jūsų darbuotojai prisijungę prie mūsų elektroninio archyvo sistemos matys visų turimų dokumentų sąrašus ir pageidaujant, galės greitai užsakyti dokumentą elektroniniame arba popieriniame formate. Kadangi dokumentai bus apskaityti, mes suradę dokumentą pristatysime Jums.
Sprendimo nauda:
- Archyvo valdymo naštą perima profesionalai, specializuojantys šioje srityje.
- Sutaupysite archyvo įrengimo, administravimo ir valdymo kaštus.
- Dokumentai sutvarkomi ir saugomi pagal galiojančius teisės aktus.
- Dokumentai bus apskaityti, todėl visada žinosite, kokius dokumentus turite.
- Pasibaigus dokumentų saugojimo terminui, dokumentai bus sunaikinti. Taip atsilaisvins vieta ir dokumentai nebus laikomi ilgiau nei to reikalauja teisės aktai.
- Realiu laiku matysite dokumentų būseną: ar jie guli saugykloje, ar užsakyti pas Jus biure ir koks įmonės darbuotojas užsakė.