Kodėl įmonei yra naudinga archyvuoti dokumentus

1. Archyvavimo paslaugų metu archyvarai klientui perduoda daug naudingos informacijos apie teisingą dokumentų administravimą ir valdymą, bylų formavimą, dokumentų sisteminimą byloje, saugojimo terminus, dokumentų naikinimo būdus. Konsultuoja vadovaujantis visais teisės aktais, susijusiais su dokumentų tvarkymu, apskaita ir saugojimu.

2. Patyrė archyvarai sutvarko dokumentus profesionaliai, žymiai greičiau nei tai darytų pats klientas savo darbo jėgomis, nes archyvarai tiksliai žino kokios operacijos yra būtinos, kurių reikalauja Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės ir kiti teisiniai aktai. Nedaro nereikalingų operacijų, pasiūlo optimaliausius dokumentų sutvarkymo būdus, atsižvelgiant į kliento materialinę bazę, saugyklos patalpas, veiklos rūšį ir kt.

3. Atrinkti ir surūšiuoti dokumentai yra susisteminami, įvedami į apskaitą ,sudaromi kompiuteriniai apyrašai ar sąrašai priklausomai nuo dokumentų saugojimo terminų. Tokių dokumentų paieška sutaupo daug darbo laiko sąnaudų, neatsitraukius nuo darbo stalo, tiesiog kompiuterinėse laikmenose surandama bylos vieta archyve, o byla tik paimama iš lentynos.

4. Atrenkant ir rūšiuojant dokumentus yra atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Dokumentai, kurių saugojimo laikas yra pasibaigęs, yra atrenkami, sudaromi dokumentų (bylų) naikinimo aktai, įmonės vadovui patvirtinus, sunaikinami. Tokiu būdu atsilaisvina vietos archyve, patalpa laiku išvaloma nuo nereikalingų dokumentų, išsaugoma vieta dokumentams, kurių saugojimo terminas yra nesibaigęs.

5. Suarchyvuoti , tvarkingai sudėti dokumentai (bylos persegtos ir standžiai sudėtos į dėžutes) užima mažiau vietos, archyve saugomi tik reikalingi dokumentai.

6. Iš archyvo paimta byla lengva grąžinti į jos vietą archyve, nes byla yra apskaityta, ant jos yra užrašyti archyviniai numeriai.

7. Praėjus metams po archyvaro apsilankymo ir archyvavimo paslaugų teikimo, kliento darbuotojai dokumentus bylose sistemina žymiai tvarkingiau. Jie yra apsaugoti nuo dokumentų pradanginimo. Archyvavimo paslaugoms klientas išleidžiama vis mažiau lėšų. Tai pastebėjo įmonės, kuriose archyvavimo paslaugas mūsų archyvarai atlieka kas metus.